Enisa Romanic - Office Management 4.0
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Dossier: Virtuelle Chefentlastung

Für VA ein Muss: Empathie & Flexibilität

Kommunikation, Selbstorganisation, Tool-Knowhow, Empathie, Flexibilität – um nur einige Attribute zu nennen, die eine Virtuelle Assistenz (VA) mitbringen muss. Enisa Romanic hat das aktuelle Miss Moneypenny Dossier «Virtuelle Chefentlastung» geschrieben und erklärt im Interview, was eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit voraussetzt.

 

Wie verbreitet ist die virtuelle Zusammenarbeit tatsächlich?
Immer mehr Unternehmen bilden ortsunabhängige Teams, um im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben. Die Digitalisierung verändert die Zusammenarbeit und die Kommunikation in den Unternehmen. Der Einsatz von Tools schafft eine neue Teamumgebung. Mitarbeiter können orts- und zeitunabhängig zusammenarbeiten. Die virtuelle Zusammenarbeit gewinnt immer mehr an Bedeutung und setzt sich mit der Einführung der mobilen Arbeit auch immer mehr durch.

Kann jede Assistenz eine virtuelle Assistenz sein?
Man muss hier die Begrifflichkeiten unterscheiden: eine virtuelle Assistenz (VA) ist eine freiberufliche Assistenz. Die VA übernimmt für externe Auftraggeber diverse Aufgaben, die nicht intern ausgeführt werden wollen oder können. Die Zusammenarbeit erfolgt virtuell und die VA interagiert mit den Kunden mittels moderner Informations- und Kommunikationstechnologien. 
Eine Assistenz, die nach wir vor als Assistenz im Office angestellt ist und für eine Abteilung oder ein Team arbeitet, ist keine virtuelle Assistenz. Möglich ist, dass sie mit einem virtuellen Team zusammenarbeitet und bei der täglichen Arbeit unterstützt – meist unter Einsatz moderner Kommunikationstools.

Welche Voraussetzungen sind für eine virtuelle Zusammenarbeit nötig?
Die Bedingungen für die virtuelle Zusammenarbeit müssen vom Unternehmen aus gegeben sein. Das setzt Mobilität, Kommunikationstools und die Arbeit in der Cloud voraus. Und natürlich das Knowhow der Mitarbeiter mit der neuen Form der Zusammenarbeit und den eingesetzten Tools umzugehen.

Was spricht gegen virtuelle Zusammenarbeit? In welcher Konstellation ist virtuelles Arbeiten ungeeignet?
Grundsätzlich spricht nichts gegen die virtuelle Zusammenarbeit. Eine Herausforderung sehe ich bei der Kommunikation, da virtuelle Teams primär via E-Mail, Chat und Videokonferenzen in Verbindung stehen. Dadurch, dass man sich nicht persönlich sieht, können Missverständnisse aufkommen. Insbesondere wenn mehrere Sprachen im selben Team gesprochen werden und verschiedene Kulturen zusammenkommen. Es muss viel mehr kommuniziert werden, um Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen. Konflikte sind auf Distanz natürlich auf schwieriger zu erkennen, und wenn bereits entstanden, auch schwieriger zu lösen. Bei seltenem face-to-face Kontakt muss aufgepasst werden, dass die Motivation nicht auf der Strecke bleibt. Das setzt gute Führung und eine grosse Portion emotionaler Intelligenz voraus.

In welcher Konstellation ist virtuelles Arbeiten ungeeignet?
Virtuelle Teams sind per se eine Herausforderung. Virtuelle Zusammenarbeit ist ungeeignet, wenn man nicht die richtigen Mitarbeiter, das Verständnis für die Diversität der einzelnen Teammitglieder fehlt sowie die falschen Kommunikationskanäle nutzt. Die VA selbst sollte Eigenschaften wie Flexibilität und Selbstverantwortung mitbringen und empathisch agieren. Ausserdem sollten Teams nicht permanent virtuell arbeiten. Gemeinsame Quartalstreffen und Teambildungsmassnahmen sollten einen festen Platz in der Agenda haben.

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