Enisa Romanic - Chefsache Assistenz
Enisa Romanic - Chefsache Assistenz

Blog

Office Management 4.0

Kritik als Chance – 10 Tipps für den Umgang mit verärgerten Kunden

26. Sep 2017
Kommentar hinzufügen

Diva, Choleriker, idealer Chef – drei Cheftypen und der Umgang mit ihnen

Wir verbringen jeden Tag jede Menge Zeit mit ihnen: mit unseren Chefs! Gerade im Tandem Chef und Assistenz braucht es viel Einfühlungsvermögen und Fingerspitzengefühl, um den richtigen Umgang mit dem Vorgesetzten zu finden. Jeder Mensch ist anders – so natürlich auch die Führungskräfte.

Nicht immer ist der Vorgesetzte so, wie man es sich selbst wünscht. Chefs können die besten aber auch die schwierigsten Menschen auf der Welt sein. Im Laufe meiner Berufskarriere, die immerhin schon 18 Jahre andauert, hatte ich das Vergnügen mit den unterschiedlichsten Cheftypen zusammen zu arbeiten. Es war nicht immer einfach, dennoch manchmal anstrengend und teilweise wirklich komisch. Der Umgang mit Vorgesetzten im Beruf ist mit jedem Chef eine neue Herausforderung. Das hat mich dazu veranlasst, heute rückblickend meine Erfahrungen mit drei unterschiedlichen Typen von Chefs wiederzugeben.

1) Typ Diva

Als Diva lässt sich einer meiner Vorgesetzten beschreiben, der wahnsinnig viel Aufmerksamkeit auf sein Äußeres legte. Er war immer bestens angezogen, manikürt und frisiert. Sein Gang war aufrecht und stolz. So wie es ihm wichtig war, sein Äußeres richtig in Szene zu setzen, war es ihm ebenfalls wichtig, dass alles im Büro seinen Platz hatte. Er war der geborene Ordnungsfanatiker. Natürlich erwartete er, dass mein Arbeitsstil genauso ordentlich und sauber war.

Ich gestehe, damals war ich noch sehr jung und dachte, dass ich der Typ „kreativer Chaot“ sei. Auf meinem Arbeitsplatz türmten sich Berge von Unterlagen und sonstiger Krimskrams. Zu meiner Verteidigung muss ich sagen: ich habe jeden erforderlichen Schnipsel immer direkt gefunden. War ja auch nicht schwer. In meinem großen Vorzimmerbüro thronte ein großer Wandaktenschrank, den ich mein Eigen nennen durfte.

Mit der Ablage hatte ich es nicht so. Als mich der „Typ Diva“ eines Tages unvermittelt fragte, ob er mal einen Blick in die Ablage werfen dürfte, fiel ihm damals vor Entsetzen und Ungläubigkeit die runde Brille von der Nase. Beim Öffnen des wunderbaren großen Wandschrankes sah er auf den ersten Blick nur drei Aktenordner. Ungläubig fragte er, wo denn die Ablage sei. Verwundert teilte ich ihm mit, dass diese genau dort im Schrank zu finden sei. Wieder fragte mein divenhafter Chef nach, nach welchem Ablageprinzip die Ablage denn geordnet sei. Ich erklärte es ihm ganz genau. Man müsse nur einen Ordner herausnehmen und blättern und könne so jede Menge Unterlagen – nach Datum geordnet – finden. O.k., heute gebe ich zu, dass dies wohl nicht der richtige Weg und auch nicht der richtige Umgang mit der Diva war.

Als ich einmal ein Telefonat in seinem Büro annahm, habe ich unbewusst einen Mont Blanc Kugelschreiber aus seiner obersten Schublade herausgeholt und eine Nachricht notiert. Achtlos habe ich wohl diesen Stift wieder in die Schublade gesteckt. Nachdem mein Chef dann selbst die Schublade öffnete, um einen Stift herauszuholen, und dabei erkannte, dass sein geliebtes Schreibwerkzeug nicht ordnungsgemäß abgelegt wurde, ermahnte er mich mit den Worten: „Frau Romanic …, mein Stift ist nicht in der Ritze“. Was soll man dazu noch sagen? Die Diva reagierte in diesem Moment beleidigt und war trug mir diese Situation noch jahrelang nach.

Wie geht man am besten mit dem Cheftyp Diva um?

Büroorganisation mit der 5-A-Methode – Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon?

Ein Foto vom Hund, ein Schnappschuss vom Urlaub mit dem Liebsten, eine Topfpflanze, der Siegerpokal vom letzten Büro-Kicker-Turnier und einige persönliche Glücksbringer. Das macht den Arbeitsplatz doch direkt gemütlicher. Terminkalender, Locher, Köcher mit unzähligen Stiften, Schere, Kleber, Tesa, Handcreme, Kaffeetasse – man möchte sich im Büro heimisch fühlen. Doch Büroorganisation, Ordnung und Kompetenz sehen anders aus. Wenn sich auf dem Schreibtisch private Dekoration breitmacht, kann es sein, dass das im Unternehmen nicht gut ankommt.

 

Schlechten Eindruck vermeiden

Endlose Papier- und Ablageberge krönen Ihren Schreibtisch und etliche Post-its Ihren Desktop.
Betrachten Sie mal Ihren Arbeitsplatz aus Sicht eines Besuchers oder Kunden: Was sagt er über Sie aus? Und über Ihre Arbeitsweise? Was würden Sie selbst für Rückschlüsse ziehen?

Nach dem Motto: „Ich beherrsche das Chaos“, kommen Sie immer wieder in die Situation, wichtige Unterlagen zu suchen, und geraten in Hektik, wenn der Chef ein Dokument sofort braucht. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn der Chef in einer wichtigen Besprechung mit dem Kunden etwas benötigt und Sie erst nach 20 Minuten vergeblichen Suchens und mit Stressflecken am Hals das Besprechungszimmer betreten, um das erforderliche Schriftstück reinzubringen. Der Blick Ihres Vorgesezten spricht Bände und der Kunde denkt sich auch seinen Teil. So jedenfalls sieht Chefentlastung nicht aus.

 

Im Büro gilt: Unordnung bringt Sie nicht weiter. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer Kollegin zusammen in einem Büro. Bei ihr ist alles tip-top aufgeräumt, nur die Arbeitsunterlage, an der sie gerade arbeitet, ist auf dem Tisch. Bei Ihnen hingegen stapeln sich Berge von Unterlagen und sonstiger Krimskrams. Wem meinen Sie, gibt der Chef eine besonders wichtige Aufgabe zur Erledigung? Richtig, der Kollegin! Und Warum? Beim Anblick Ihres Schreibtisches und ihrer Organisation zweifelt möglicherweise ihr Vorgesetzter an der Qualität Ihrer Arbeit.

Überzeugende Visitenkarte Ihres Unternehmens – Punkten Sie mit moderner Korrespondenz!

„Schreiben ist ganz leicht, man muss nur die richtigen Wörter weglassen“, hat einmal Mark Twain gesagt und er sollte recht behalten.

Warum kundenorientiertes Schreiben wichtig ist

Einen Geschäftsbrief ansprechend formulieren – warum gelingt das im Berufsalltag nicht? Fast jeder Brief, der im Office geöffnet wird, begrüßt uns mit den Worten „Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage senden wir Ihnen …“, und verabschiedet sich mit den klassischen „freundlichen Grüßen“. Kundenorientiertes Schreiben sieht anders aus.

Wenn wir mit unseren Kunden den persönlichen Kontakt z. B. am Telefon pflegen, kommt uns doch auch nicht der Satz in den Sinn: „Wir bringen die Beantwortung unseres Briefes in Erinnerung“, sondern wir sagen ganz einfach: „Lieber Kunde, hast du unsere Nachricht erhalten?“. Oder im privaten Umfeld würden wir unseren Freunden, nachdem wir uns einen Gegenstand ausgeliehen haben, doch auch nicht sagen: „Anbei überreiche ich Dir dein Buch“, sondern „Danke, dass du mir dein Buch geliehen hast.“

Modern schreiben – in Erinnerung bleiben

Modern zu schreiben, heißt, dem Kunden in Erinnerung zu bleiben. Den Kunden wichtig zu nehmen und ihm das mit der Korrespondenz zu zeigen. Schau mal, ich habe mir Gedanken gemacht, wie ich dich ansprechen und welche Botschaft ich dir senden möchte. Ich verzichte auf Standardsätze und Floskelierungen und schreibe dich mit einer klaren und einfachen Sprache an.

Korrespondenz ist Kommunikation

Produkte und Informationen sind heute überall zu bekommen. Der Wettbewerb hat sich auf die Kommunikationsebene verlagert. Wer beim Kunden punkten will sollte zielgerichtet, verständlich und auf den Punkt schreiben. Eine klare Sprache spart außerdem Zeit und verhindert viele Missverständnisse. Wir reichen mit unseren Briefen unseren Empfängern die Hand.

Ausschweifungen vermeiden – Einfachheit punktet

Gerade meine Erfahrung zeigt, dass besonders Chefs eine ausschweifende und unklare Sprache beim Verfassen von E-Mails oder Briefen an den Tag legen. Vor geraumer Zeit habe ich meinen Chef darauf aufmerksam gemacht, dass der Inhalt seiner Nachricht an einen Kunden für mich unverständlich formuliert war. Meine Frage an ihn lautete dann: „Lieber Chef, wie soll der Kunde den Inhalt verstehen, wenn ich ihn nicht verstehe und ich arbeite schließlich mit Dir zusammen an diesen Themen.“ Großes Erstaunen breitet sich in den Augen meines Chefs aus und er argumentiert: „Ja, das Thema ist komplex und der Inhalt der Nachricht umfangreich und kompliziert. Es ist aber kaum möglich sich kürzer zu fassen oder kürzer zu formulieren“. Ich durfte ihm das Gegenteil beweisen.

Individualität ist möglich und machbar. Gerade bei komplexen Sachverhalten ist es wichtig, die Inhalte in kurzen knappen und deutlichen Sätzen auf den Punkt zu bringen. Natürlich muss man sich dann von Schachtelsätzen mit mehr als 20 Wörtern trennen, den Satz mal nicht mit einem Nebensatz beginnen lassen, vier Aussagen nicht in einem Satz beschreiben und nicht mit Präpositionen beginnen. Wenn man einen Text nicht versteht, liegt es meistens nicht am Inhalt, sondern weil Texte in einer schwer verständlichen Sprache geschrieben sind. Die Basis für einen kundenorientierten, guten Text ist Einfachheit und Klarheit in der Sprache.

Man sollte einfach damit starten überflüssiges wegzulassen und auf Floskeln zu verzichten. Fremdwörter sollte man sparsam einzusetzen oder zumindest die nutzen, die branchenintern bekannt oder allgemein geläufig sind.

Ohne Floskeln zu schreiben fällt schwer

Die Projektassistenz: Wertvolle Unterstützung im Projektmanagement

Schaut man in die aktuellen Stellenbeschreibungen, so gehört zu den Kernkompetenzen einer modernen Office-Managerin auch die Projektarbeit. Immer mehr Vorgesetzte lassen sich bei der Arbeit an Projekten durch ihre Assistenz unterstützen oder geben ihr Projekte zur eigenständigen Bearbeitung. Viele Organisationsprojekte wie Events, Messen und Roadshows managt die Assistenz selbständig. Durch die Unterstützung der Projektassistenz bei umfangreicheren Projekten im Team sind Vorgesetzte besser in der Lage, sich auf die Projektarbeit zu fokussieren, während die Assistenz die Fäden im Hintergrund zieht. Somit gewinnt Projektarbeit oder besser Projektmitarbeit immer mehr an Bedeutung im Office.

Projektassistentinnen wird einiges abverlangt

Vielen Assistentinnen wird mit der Übertragung von Projektarbeit einiges abverlangt, denn gelernt hat man als Assistentin das Projektmanagement nicht unbedingt.

Die Erwartungshaltung an das Allround-Talent im Bereich der Assistenz ist hoch und verlangt neben zahlreichen Social Skills auch jede Menge Branchenkenntnisse sowie Managementwissen. Um Projektmanagement effizient zu gestalten, sollten die Kernaufgaben der Projektleitung darauf gerichtet sein, das vorgegebene Ziel zu erreichen, die Termine einzuhalten und das Budget im Auge zu behalten. Meistens ist dies nicht der Fall. Der Projektleiter ist oft viel mehr mit der operativen Abwicklung anstatt mit der strategischen Führung beschäftigt. Womöglich wird das Projekt in der Form teuer. Der Tagessatz des Projektleiters ist weitaus höher, als der der Assistenz. Um die Projektkosten in den gesteckten Zielvorgaben zu halten, ist der Einsatz der Projektassistenz hier besonders wertvoll.

Lassen Sie uns an dieser Stelle einen Blick auf die spezifischen Aufgaben einer Assistenz mit Projektverantwortung werfen. Sie kümmert sich im Back Office um die organisatorischen Belange des Projektes. In diesen Bereichen kommt die Projektassistenz zum Einsatz: Lesen Sie weiter ...

 

Digitalisierung im Office – Die Assistenz in der digitalen Transformation

Egal, wo man gerade hinschaut – TV, Presse, Internet, Blogs, soziale Plattformen wie XING oder LinkedIn – das Thema Digitalisierung ist überall präsent.

Zu Recht: Heutzutage ist man vernetzt und nutzt die Kommunikation über diverse Kanäle. Viele Unternehmen befinden sich bereits in der digitalen Transformation, wenngleich diese nicht in jeder Branche gleichermaßen fortgeschritten ist. Aber eines ist erkennbar: Die Digitalisierung hat längst auch in diversen Bereichen im Office Einzug gehalten.

Wie verändert sich die Arbeit im Büro?

Wird die Digitalisierung den Arbeitsplatz der Assistentin gefährden? Mit stetig steigenden Anforderungen von Kunden und zunehmender Digitalisierung im Office hat sich unmerklich aber schleichend die Aufgabe der Assistentin verändert. Aber wo und wie hat sich die Digitalisierung im Office durchgesetzt? Und welche Chancen haben sich dadurch für die Büroarbeit ergeben?

Mehr Flexibilität durch digitale Revolution

Die Vorteile der digitalen Revolution liegen auf der Hand. Noch nie konnten wir so unabhängig von Zeit und Raum arbeiten wie heute. Durch die neuen Kommunikationstechnologien verbringen immer weniger Angestellte ihre Arbeitszeit an einem Ort, sondern arbeiten flexibel, virtuell und in unterschiedlichen Projektteams miteinander. Diese neue Flexibilität fordert viele Unternehmen auf, über neue Formen des Arbeitens und des Umgangs miteinander nachzudenken. Positiv betrachtet verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Das ist insbesondere für uns Frauen sehr attraktiv, da wir damit zukünftig flexibler auf Job und Familienleben reagieren können. Andererseits bedeutet das auch ständige Erreichbarkeit, sogar in den späten Abendstunden oder am Wochenende.

Verändertes Rollenverständnis

Die klassische Zusammenarbeit bzw. das klassisches Rollenverständnis zwischen Chef und Assistenz wird es immer weniger geben. Zeit, sich auf die neue Rolle vorzubereiten. Viele Chefs, insbesondere die Chefs der Generation Y, die mit Laptop und I-pad aufgewachsen sind, empfinden es alltäglich, E-Mails selbst zu beantworten. Für sie erscheint es selbstverständlich, Urlaubsanträge online zu beantragen, Reisen von unterwegs zu buchen sowie Gehälter und Abrechnungen online abzurufen. Auch Videokonferenzen per Knopfdruck zu organisieren, Termine via Doodle anzufragen und Datenbanken für ihren eigenen Wissenstransfer und -austausch zu nutzen, gehört für sie zum normalen Alltag. Eigentlich alles Aufgaben, die heute noch vorrangig den Job der Assistentin ausmachen.

Aber ist es nicht auch im Umkehrschluss so, dass viele Assistentinnen bereits zahlreiche Aufgaben aus dem Aufgabenkreis ihres Vorgesetzten übernommen haben? Viele Assistentinnen arbeiten bereits an komplexen Projekten. Sie pflegen den Kontakt zu bestehenden Kunden und kümmern sich um die Akquisition von neuen. Sie bereiten unterschriftsreife Dokumente vor, führen Teams, vertreten den Vorgesetzten bei Abwesenheit und vieles mehr.

Wie wichtig ist der Job der Assistentin?

Warum Veränderungen so schwierig sind

„If you always do what you’ve always done, you’ll always get what you’ve always got”, besagt ein Zitat von Henry Ford und Mark Twain. Der Wandel ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Sowohl veränderte Marktbedingungen, technischer Fortschritt und Digitalisierung als auch Kunden erfordern ständig von uns, immer wieder über neue Wege nachzudenken. Change-Management ist derzeit in aller Munde. Was bedeutet Change- Management grundsätzlich? Und was bedeutet das für Sie persönlich? Was passiert bei Veränderungen mit uns und warum begegnen wir ihnen mit Widerständen?

 

In unserem Leben sind wir ständig Veränderungen ausgesetzt. Manchmal sind es kleine Veränderungen, manchmal sind es große tiefgreifende. Wie gehen Sie eigentlich mit Veränderungen um? Viele Menschen haben Angst vor Veränderungen oder sie haben Schwierigkeiten, sich mit Veränderungen anzufreunden. Innere Widerstände treten auf.

 

Lernen, mit Veränderungen umzugehen

Veränderungen sind normale und wichtige Prozesse im Leben. Allein schon dadurch, dass wir älter werden, dass wir Neues lernen, neue Jobs annehmen, Partner wechseln, Kinder kriegen, neue Menschen kennenlernen, erleben wir Veränderungen tagtäglich. Aber auch das Leben um uns herum verändert sich stetig. Derzeit sind wir im Zeitalter der Digitalisierung, der Social Media und des Social Networking angekommen. Viele, die nicht als „Digital Natives“ geboren sind, müssen sich mit diesen neuen Veränderungsprozessen im Berufs- wie auch Privatleben auseinandersetzen und dazulernen. Lernen ist wichtig. Ohne Lernprozess gibt es keine Weiterentwicklung. Deshalb ist es umso wichtiger, dass wir lernen, mit Veränderungen umzugehen.

 

Welche Arten von Veränderungen gibt es?

Viele Neuerungen treffen wir im Berufsleben an: Unternehmensübernahmen, Internationalisierung, Globalisierung von Absatz und Finanzmärkten, technischer Fortschritt, Führungswechsel, Umstrukturierungen oder Zusammenlegungen von Abteilungen, neue organisatorische Abläufe und Prozesse im Unternehmen, die etabliert werden. Der Wandel ist aus dem Unternehmensalltag ebenfalls nicht mehr wegzudenken.

Gerade dieser Wandel bringt neue Herausforderungen für unsere Arbeit im Office mit sich. Wichtig ist es, solchen Veränderungen im Job souverän zu begegnen und die Führung in den Change-Prozessen zu unterstützen. Auch Mitarbeiter müssen im Unternehmen für den Veränderungsprozess gewonnen und begeistert werden.

Die Angst vor der Veränderung

Das Unbekannte macht uns oft Angst. Als rechte Hand der Führungskraft ist es besonders wichtig, dass man den Wandel im Unternehmen versteht und keine Angst vor der Veränderung mitbringt.  Dabei sollten wir uns stets vor Augen halten, dass Veränderungen auch immer neue Chancen mit sich bringen. Angst ist dabei ein ganz natürliches Gefühl und absolut normal. Dieses Ur-Gefühl hat uns in unserer Evolution das Überleben gesichert. Neue Dinge bringen Unsicherheit. Mit dem Vertrauten kennen wir uns aus. Das können wir einschätzen. Deshalb reagieren wir auf neue Dinge immer mit Vorsicht oder Angst, je nachdem wie groß die Veränderung ist.

Weihnachtsstress, Motivationsblockaden und gute Vorsätze

Ende des Jahres: Besinnliche Weihnachtszeit? Zeit, in aller Ruhe gute Vorsätze fürs neue Jahr zu fassen? Weit gefehlt! Mal wieder total gestresst! Keine Zeit für Pausen, keine Zeit, um auf die Bremse zu treten. Aus den Büros und auch aus dem Umfeld hört man nur noch: „Ich bin voll im Stress“. Die letzten Weihnachtskarten müssen geschrieben und die Geschenke verpackt, womöglich sogar noch gekauft werden. Die zahlreichen Weihnachtsfeiern, Firmen- und Abteilungsessen häufen sich. Und der Berg an eingehenden E-Mails und Aufgaben im Büro wird täglich größer statt kleiner.

Wie schön wäre es, wenn man es schaffen würde, zum Jahresende im Office-Alltag gelassener zu sein. Dann könnte man das neue Jahr viel entspannter und zufriedener beginnen. Vielleicht wäre das ja schon mal ein erster von vielen weiteren guten Vorsätzen für das kommende Jahr?

Stress und Umgang mit Fehlern

Dauerstress führt zur totalen Erschöpfung. Auch ich merke, wie mir jetzt zum Jahresende die Puste ausgeht. Kleine Fehler schleichen sich in die Arbeit ein, wie zum Beispiel vergangene Woche, als mein Chef seine Dienstreise antreten sollte, ohne dass ich sie organisiert hatte. Dadurch, dass ich ständig „unter Strom stand“, habe ich schlicht vergessen, ihn in den nächsten Flieger zu setzen. Wie unangenehm mir die Situation war, können Sie sich sicher vorstellen. Wenn Ihnen ein solcher Fehler im Berufsalltag unterläuft, ist es das Wichtigste, professionell damit umzugehen.

Eine Lösung anbieten

Professionell heißt in diesem Fall, eine Lösung anzubieten und eine fehlerfreie Weiterarbeit zu gewährleisten. Es bringt Ihnen gar nichts, Ausflüchte für Ihren Fehler zu suchen. Wo gehobelt wird, fallen Späne. So ist es nun mal. Wichtig ist, dass Sie eine offene Fehlerkultur vorleben und sich bei der betreffenden Person entschuldigen. Solche unangenehmen Situationen lassen sich manchmal leider nicht umgehen. Aus diesem Grund sollte man versuchen, sie anzunehmen und die daraus resultierenden Fehler nicht unter den Teppich zu kehren.

Zu seinen Fehlern stehen

Es ist gut, der betroffenen Person zu zeigen, dass Sie genau wissen, was Sie falsch gemacht haben, und dass Sie sich der Konsequenzen bewusst sind. Sie müssen ihr genau zu verstehen geben, wie Sie zukünftig arbeiten wollen, um diese Fehler zu vermeiden. Es bringt rein gar nichts, nur zu sagen, dass man die Fehler zukünftig nicht mehr wiederholen wird. Fehler können jederzeit wieder passieren. Versuchen Sie auch nicht, Ihre Fehler zu beschönigen oder Ausreden dafür zu finden. Reden Sie über das, was schiefgelaufen ist. Sie werden sehen, dass Sie dadurch mehr Respekt erhalten, als wenn Sie versuchen, Ihre Fehler zu vertuschen oder schönzureden.

Gedanken zum Thema Zeit – Ein wenig Pareto kann nicht schaden

Einige von uns schaffen es ohne große Anstrengung jede Menge zu erledigen, während sich andere in ihrer Arbeit verstricken. Sie machen Überstunden und finden für viele wichtige Dinge einfach keine Zeit. Doch wie gelingt es manchen Menschen, so erfolgreich mir ihrer Zeit umzugehen? Und warum sind andere weniger gut

organisiert? Das Geheimnis besteht sicherlich darin, dass sie sich mit dem Thema Zeit und Selbstmanagement auseinandergesetzt haben. Um die zur Verfügung stehende Zeit effektiv zu nutzen, sollten wir uns bewusst machen, welche Dinge oder Aufgaben im Leben für uns Priorität haben.

 

Aufwand und Ergebnis stehen nicht im Verhältnis

Viele glauben, dass der eigene Arbeitsaufwand im Verhältnis zum Ergebnis steht. Das ist ein Irrtum. Die Menge der Arbeit und der Fleiß haben keinen direkten Einfluss auf den Erfolg. Vilfredo Pareto, ein italienischer Sozialökonom, hat aus dieser Erkenntnis einige sehr interessante Rückschlüsse gezogen. Anfang des 20. Jahrhunderts untersuchte er die Vermögensverhältnisse der italienischen Bevölkerung und kam zu dem Ergebnis, dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Vermögens besaßen. Im Umkehrschluss hieß das, dass 80 Prozent der Bevölkerung nur 20 Prozent des Staatsvermögens gehörten. Aus dieser Erkenntnis leitete er weitere interessante Schlussfolgerungen ab:

 

Mit 20 Prozent der Kunden erzielen

wir 80 Prozent unseres Umsatzes.
Mit 80 Prozent der Kunden erzielen

wir 20 Prozent unseres Umsatzes.
80 Prozent des Verkehrs in der Stadt

finden auf 20 Prozent der Straßen statt.
20 Prozent der Besprechungen

bewirken 80 Prozent der Beschlüsse.

 

 

Gekonnt protokollieren:

Worauf es beim Protokoll ankommt (Teil 2)

In meiner letzten Kolumne haben wir beleuchtet, welche Protokollarten es gibt und welche Anforderungen an den Protokollanten gestellt werden. Heute möchte ich Ihnen weitere Tipps für die Erstellung eines professionellen Protokolls mitgeben. Wie bei allen Dingen ist die Vorbereitung das A und O für das Gelingen eines Protokolls.

 

Informationen beschaffen

Zunächst einmal sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wer nimmt an der Besprechung teil? Wann und wo findet die Besprechung statt? Warum findet die Sitzung statt? Soll ein Beschluss gefasst werden, sollen Zwischenergebnisse festgehalten oder Lösungen präsentiert werden? Welche Tagesordnungspunkte sollen besprochen werden? Denken Sie daran, keine Sitzung ohne Agenda. 
Fragen Sie ruhig vorher bei den Teilnehmern die Themenwünsche und die Länge des Beitrags ab.

 

Es wird immer wieder passieren, dass Sie nicht auf dem gleichen Wissensstand wie die übrigen Teilnehmer sind. Sie sollten versuchen, sich im Vorwege mit dem Thema auseinanderzusetzen. Nur wenn Sie verstehen, worüber in der Sitzung gesprochen wird, werden Sie auch in der Lage sein das Wichtigste herauszufiltern. Meistens ist es so, dass Sie als Protokollführerin nicht immer alle Teilnehmer kennen. Besorgen Sie sich Informationen über die Teilnehmer, deren Funktion und Aufgabengebiete. Auch ein Sitzplan kann bei der Erstellung des Protokolls sehr hilfreich sein. Erstellen Sie ihn direkt, wenn alle Teilnehmer Platz genommen haben. Sie können dann jedem ein Kürzel (Buchstabe oder Zahl) zuordnen. Beim Protokollieren benutzen Sie nur noch die Abkürzung und verlieren keine Zeit mit der Namenszuordnung.

 

Gekonnt Protokollieren:

Worauf es beim Protokoll ankommt (Teil 1)


23. September 2016 Kolumne Enisa Romanic

 

Kaum einer macht Freudensprünge, wenn in einer Besprechung die Frage aufkommt: „Wer schreibt heute das Protokoll?“. Keiner ruft freiwillig „Hier, … ich möchte gerne!“ Ganz im Gegenteil, betretenes Schweigen und umständliches Kramen in den Unterlagen, um ja nicht auserwählt zu werden, ist der Fall. Wie in der Schule …, als keiner als erster seinen Vortrag vor der Klasse halten wollte. Nichtsdestotrotz, um das Protokollieren kommt man heute nicht mehr drumherum.

 

Das Protokoll: Gedächtnisstütze, Kontrollinstrument, Urkunde

Sei es bei Elternabenden im Kindergarten oder in der Schule, im Verein oder auch im Job – jedes Meeting erfordert mittlerweile eine Niederschrift des Gesagten. Schließlich sollen auch die Menschen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, wissen worum es geht. Außerdem sind Protokolle tolle Gedächtnisstützen um im nach hinein nachzulesen, wer wann, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erfüllen muss. Gerne nutzen Führungskräfte das Protokoll auch als Kontrollinstrument um nachzuvollziehen, ob eine bestimmte Aufgabe auch entsprechend bearbeitet worden ist. Ansonsten dient das Protokoll auch als Urkunde, insbesondere dann, wenn der Verwaltungs- oder Aufsichtsrat tagt.

 

Die verschiedenen Protokollarten

Doch warum ist das Protokollschreiben bei vielen so unbeliebt? Wahrscheinlich, weil den meisten das Backgroundwissen fehlt. Es gibt verschiedene Protokollarten. Diese bringen auch unterschiedliche Herausforderungen an den Protokollanten mit sich. Nicht jedes Protokoll wird gleich umfangreich ausformuliert  und auch ändert sich die die Protokollsprache je nach Protokollart. Hier für Sie die wichtigsten Protokollarten im Office und worauf Sie besonders achten müssen.

Sommer-Dresscode im Office

19. August 2016 Kolumne, Enisa Romanic

Kaum ist der Sommer da, verwandeln sich Büros, ohne Klimaanlagen, nicht selten in Saunen. Da stellt sich vielen Damen die Frage: Was ziehe ich an ins Büro? Flip-Flops, kurze Hosen und Tops gehören sicher nicht dazu.

 

Sind Seidenstrümpfe bei 30 Grad im Büro erforderlich? Viele Kolleginnen im Büro reagieren meistens erstaunt: Gewiss keine Strumpfhosen, da schwitzt man doch noch mehr, ist die gängige Meinung. Weit gefehlt: Zum einen gehört zur korrekten Bekleidung im Business immer eine Strumpfhose dazu, zum anderen ist es tatsächlich so, dass die Strumpfhose gerade bei hohen Temperaturen ein angenehmes Gefühl zwischen Kleid und Haut hinterlässt. Und man schwitzt tatsächlich weniger.

 

Durch den passenden Kleidungsstil Professionalität zeigen

Sicherlich ist der Dresscode in konservativen Branchen wie Unternehmensberatungen, Banken, Anwaltskanzleien, Ämtern und Versicherungen strikter als in kreativen Branchen ohne offizielle Kleidervorschriften. Egal, ob Sie in einem konservativen Unternehmen oder in einer Branche arbeiten, in der der Dresscode eher unkonventionell ist, Ihre Professionalität und Seriosität spiegelt sich in Ihrer Kleidung wieder. Als Assistentin haben Sie immer Vorbildfunktion. Repräsentieren Sie ihr Unternehmen auch nach außen, umso wichtiger ist es auf Ihre Bekleidung zu achten. Lesen Sie weiter...

Urlaubsvorbereitung im Büro – ohne Stress in die Ferien

Kolumne, Enisa Romanic
 

Urlaubszeit, Entspannungszeit? Von wegen! Zumindest nicht im Büro – es sei denn, Sie beschäftigen sich rechtzeitig mit einer ausgiebigen Urlaubsvorbereitung.

Meistens ist die Situation so: Wochen vor dem Urlaub wird so viel wie möglich im Voraus erledigt, während des Urlaubs fällt das Abschalten schwer. Ständig kreisen Gedanken durch den Kopf: „Klappt alles im Büro?“, „Wird der Chef gut betreut?“ oder „Kommt er alleine zurecht und hinterlässt er mir nicht ein Chaos?“. Und nach der Rückkehr ins Büro erwarten uns meistens jede Menge neuer Themen und unerledigter Vorgänge. Die Erholung ist sekundenschnell verpufft und man dreht sich schnell wieder im Hamsterrad.
Um Ihnen solche Erfahrungen zu ersparen, möchte ich Ihnen heute einige Tipps für die Urlaubsvorbereitung geben, damit Sie Ihren Urlaub entspannt antreten und gut gelaunt, erholt und motiviert nach Ihrer Rückkehr wieder Ihren Office-Alltag bestreiten können.

Stellvertretung – ja oder nein?

Die wichtigste Frage, die sich bei der Urlaubsvorbereitung im Büro stellt ist, ob Sie sich von einer Kollegin oder einem Kollegen vertreten lassen. Das hängt einerseits von der Größe Ihres Unternehmens ab und andererseits auch davon, was für ein Typ ihr Chef ist. Manche Chefs erledigen viele Aufgaben selbständig, andere wiederum brauchen für jede Angelegenheit Unterstützung. Wenn jemand für Sie die Vertretung übernimmt, hat das auch entscheidende Vorteile. Zum einem wissen Sie, dass ihr Chef während ihrer Abwesenheit Hilfe bekommt. Das hat wiederum den Vorteil, dass Sie nicht permanent durch seine Anrufe im Urlaub gestört werden. Zum anderen werden durch die Stellvertretung auch viele anfallende Arbeiten erledigt, die Sie nach Ihrem Urlaub nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen haben. Damit jemand anderes Ihre Aufgaben übernehmen kann, müssen Sie unbedingt die Voraussetzungen dafür schaffen.

Lesen Sie weiter...

 

Von der Datenflut zur professionellen E-Mail-Kommunikation

 

Kolumne, Enisa Romanic
 

Wieviel Zeit verbringen Sie heute mit dem Schreiben und Checken von E-Mails?  „Sehr viel“, ist wahrscheinlich die Antwort. Im Schnitt verwenden wir täglich mehr als die Hälfte unserer Arbeitszeit dafür E-Mails zu sichten, zu erfassen und zu beantworten.
Da wir ständig unter Zeitdruck stehen, behandeln wir Informationen, die wir per E-Mail rausschicken nicht immer empfängerorientiert. Im Gegensatz zum Brief: dort nehmen wir uns Zeit einen ansprechenden Text zu formulieren. Wir nehmen uns Zeit um den Satzbau und die Orthographie zu prüfen und beschäftigen uns ausführlich mit der Formatierung unseres Schreibens.

Beim Schreiben von E-Mails gehen wir oberflächlicher vor. Wir reduzieren Grußformeln auf Abkürzungen, beschäftigen uns wenig mit aussagefähigen Betreffzeilen noch mit einer ansprechenden Formulierung des Textes. Sind wir emotional durch den Inhalt einer erhaltenen E-Mail erregt, so zögern wir meistens nicht dem Empfänger eine passende Antwort darauf zu schreiben.

Wenn wir früher eine Botschaft übermitteln wollten und uns über einen Brief geärgert haben, haben wir uns hingesetzt und eine emotionale, passende Antwort formuliert. Dann haben wir den Brief in einen Umschlag gesteckt, haben uns die Jacke gepackt und sind an die frische Luft gegangen um einen Spaziergang zum Briefkasten zu unternehmen, um dann den Brief einzuwerfen. Nachdem unser Kopf wieder genügend Sauerstoff erhalten hat und unser Ärger verpufft ist, sind wir nach Hause gelaufen und haben den Brief in den Papierkorb geschmissen und einen neuen mit weniger emotionalen Inhalt geschrieben.

Lesen Sie weiter...

 

 

Selbstmanagement: Wie Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen

Kolumne von Enisa Romanic
 

Haben Sie auch das Gefühl, dass Sie keine Zeit haben, obwohl Sie sehr gut organisiert sind und täglich alles geben? Möglicherweise erledigen Sie die Dinge nicht auf die richtige Art und Weise.

Denken Sie daran: Ein wenig Egoismus tut gut

Wir stehen täglich unter Druck, die beste Mutter, Tochter, Freundin, Partnerin oder auch Assistentin zu sein. Dabei vergessen wir das Wesentliche – nämlich uns selbst. Es ist langsam an der Zeit, dass Sie ein wenig egoistischer werden. Doch wie genau geht das? Unabhängig davon, wir sehr Sie Ihre Familie, Freunde und Ihren Job lieben – wenn Sie nicht auf sich selbst achten, werden Sie auch Ihrem Umfeld wenig bieten können. Geben Sie dem Wort „Egoismus“ eine positive Bedeutung. Wenn Sie sich erst einmal um sich kümmern, werden Sie auch mehr Zeit für andere Dinge haben.

Meiden Sie Personen, die Ihre Zeit und Energie stehlen

Wir haben Sie alle, die Bekannten – die Personen, die jedes Treffen in ein Meeting verwandeln, nach dem Motto: „Wir geben jedem Problem einen eigenen Agenda-Punkt“. In diesem Fall gehen wir unverantwortlich mit den Ressourcen unserer eigenen Zeit um. Hören Sie auf, Ihre Zeit zu verschwenden. Vielleicht ist es notwendig, dass Sie klare Grenzen ziehen. Hinterfragen Sie, ob die Dinge, die Sie tun, oder die Menschen, mit denen Sie sich umgeben, Ihnen guttun. Schließlich sind Sie selbst Herr über Ihr Handeln und nicht die anderen.

Lesen Sie weiter...

 

 

Wie Sie Ihre Ziele planen und nicht vom Weg abweichen

 

 

Es lebte einmal ein König. Der König hatte keine Kinder. So entschied er sich eines Tages einen Nachfolger für sich zu suchen.  Seinem Diener befahl er das Tor zum Schloss zu öffnen und jeden ins Schloss zu lassen, der gerne sein Nachfolger werden wollte.
Gleichzeitig befahl er ein Fest zu organisieren, einen Teich mit Schwänen zu bauen, Musiker und Schausteller ins Schloss zu rufen.
Der König wollte, dass jeder, der zu ihm ins Schloss kam, frisch, ausgeruht und gut genährt war: so würde es ihm leichter fallen einen Nachfolger zu finden.
Das Tor des Schlosses wurde geöffnet und viele Menschen, die in der Stadt lebten, betraten das Schloss. Die Menschen schwammen im Teich, hörten sich die ganze Nacht die Musik und die Schausteller an. Als das Essen serviert wurde, packten die Menschen so viel Essen, wie sie nur tragen konnten, und nahmen es mit nach Hause.
Als die Nacht ins Schloss fiel, fragte der König „Was ist passiert? Warum ist keiner zu mir gekommen?“
Sein Diener antwortete ihm: „Lieber König, wir können es selbst nicht begreifen. Wir haben die Tore zum Schloss geöffnet und haben den Menschen all das gegeben, was Sie befohlen haben.  Aber zum Schluss sind alle nach Hause gegangen und haben mitgenommen, was sie tragen konnten.“

Was ist die Botschaft dieser kleinen Geschichte? Es ist das eingetreten, was oft passiert: Auf dem Weg zu einem bestimmten Ziel wurde das Ziel vergessen!

Wie Sie Ziele setzen und erreichen...

Lesen Sie den gesamten Artikel...

http://www.euroakademie.de/magazin/wie-sie-ihre-ziele-planen-und-nicht-vom-weg-abweichen/

 

 

Delegieren im Auftrag des Chefs – Tipps und Tücken

Kolumne
von Enisa Romanic
 

Ich bin eine engagierte und erfolgreiche Assistentin: Ich halte meinem Chef den Rücken frei. Das Zusammenspiel zwischen uns beiden ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg der Abteilung und schlussendlich für den Erfolg im gesamten Unternehmen.  Wenn ich im Back-Office nicht funktioniere, kann er an der Front seine Aufgaben nicht perfekt meistern.

 

Niemand im Unternehmen arbeitet so nah zusammen wie Chef und Assistentin. Sie weiß fast alles. Sie hat Einblick in die beruflichen und privaten Belange des Chefs. Im Zweiergespann erfolgreich zu sein ist nur dann möglich, wenn man an einem Strang zieht und in die gleiche Richtung schaut.

 

Nicht leicht, wenn der Chef oft unterwegs ist

Ich habe einen virtuellen Chef. Das heißt nicht, dass er in den endlosen Weiten des Cyberspace oder nur in meinem Kopf existiert. Nein, das heißt, ich habe einen Chef, der oft auf Reisen ist, seine Aufgaben in der Lufthansa Lounge diverser Flughäfen erledigt und per Telefon seine Aufgaben delegiert. In seinem Auftrag muss ich oft Aufgaben an die Kollegen verteilen und die Umsetzung nachhalten. Das ist in vielen Fällen gar nicht einfach. Als Assistentin habe ich keine direkte Weisungsbefugnis, insbesondere nicht zu Mitarbeitern in den höheren Hierarchieebenen.

Lesen Sie den gesamten Artikel...

 

 

Nicht aufschieben – anpacken: So überlisten Sie den inneren Schweinehund

11. Februar 2016 Kolumne
 

Kennen Sie das? Ihr innerer Schweinehund flüstert Ihnen ständig ins Ohr: „Lass es liegen!“, „Erledige das später!“ oder „Mache es ein anderes Mal!“. Insbesondere wenn es sich um Aufgaben handelt, die wir ohnehin ungern verrichten, neigen wir dazu, sie aufzuschieben. Doch es gibt gute Mittel und Wege, den inneren Schweinehund erfolgreich zu überlisten.

„Die E-Mail kannst du doch auch später noch verschicken“ und „der Kunde kann doch noch mit der Antwort warten“, denken wir uns. Sei es die längst überfällige Steuererklärung, der Gang zum Arzt, die Hausarbeit, ein unangenehmes Telefonat oder auch die unliebsame Ablage im Büro – es gibt immer wieder Dinge, vor denen wir uns zu drücken versuchen.

Jedes Mal suchen wir nach Ersatzhandlungen oder Ausreden, um unangenehme Aufgaben nicht in Angriff nehmen zu müssen. Schnell nochmals die E-Mails checken, kurz mal auf Whats App oder Facebook schauen, ob es eine neue Nachricht gibt. Schlussendlich schieben wir immer wieder einen kleinen Schneeball durch den Schnee, der mit jedem Rollen größer und größer wird und zum Ende so riesig wird, dass er durch keine Gasse mehr passt. Wir lösen eine Lawine von unerledigten Arbeiten aus, die uns schlichtweg überrollt. Dann wird es schwierig aus dieser Lawine von Aufgaben herauszukommen und den Ballast an Schnee so einfach abzuschütteln. 

Lesen Sie den gesamten Artikel...

 

 

YOUNG@OFFICE Deutschlands einziger Kongress exklusiv für die junge Assistenz!

24.+25. Mai 2016, Hotel EuroNova arthotel, Köln

Hier gehts zum Programm...

 

 

Bewusst selbstbewusst sein – Selbstsicherheit kann man trainieren

 

Täglich telefonieren Sie souverän mit Kunden, organisieren Tagungen, Events und Meetings und managen Ihren Chef perfekt durch den Tag. Und trotzdem denken Sie immer wieder, dass andere Assistentinnen oder Assistenten ihren Job besser machen. Kennen Sie das?


Immer wieder zweifeln Sie und fragen sich: Kann ich das? Darf ich das? War das gut genug? Doch diese Selbstzweifel untergraben Ihr eigenes Selbstwertgefühl und das Vertrauen in sich und Ihre Fähigkeiten.

 

Sich selbst etwas zutrauen, damit auch andere es tun

 

Bei Bewerbungsgesprächen trauen Sie sich nicht zu sagen, dass Sie die englische oder französische Sprache sehr gut beherrschen, obwohl Sie beide Fremdsprachen fließend sprechen und schreiben? Das könnte ja vielleicht zu eingebildet oder anmaßend rüberkommen? Was soll der Personalleiter nur denken? Man sei überheblich? Nein, er denkt: Diese Dame ist sich ihrer Fähigkeit nicht bewusst und gibt den Traumjob gerade an jemand anderen ab. Nämlich an die Person, die sich getraut hat zu sagen, dass sie etwas kann, unabhängig davon, dass sie wahrscheinlich nicht wesentlich besser ist als Sie.
Und schlussendlich geht es nur darum: Ihr selbstbewusstes Auftreten ist entscheidend für Ihr Verhalten und wie das Gegenüber Sie wahrnimmt.

Lesen Sie den gesamten Artikel

 

 

Alle Jahre wieder …

 

Kolumne

von Enisa Romanic

 

… wird es Weihnachten. Und alle Jahre wieder stellen wir mit Erstaunen fest: „Ist etwa schon wieder ein Jahr vergangenen?“. Besinnlich soll es werden, aber einige Wochen vor den Feiertagen ist davon im Büro noch nichts zu spüren. Die Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter muss organisiert werden. Die gleichen Fragen tauchen auf: „In welcher Location wird gefeiert? Welches Budget steht für die Planung zur Verfügung? Was gibt es zu essen und trinken und welches Rahmenprogramm soll es dieses Jahr geben?“

Einladungsschreiben an die Mitarbeiter müssen vorbereitet, Kundengeschenke ausgesucht und verpackt werden. Die Weihnachtspost muss bestellt, formuliert und geschrieben werden und das alles neben dem täglichen Wahnsinn im Büro?

Lesen Sie den gesamten Artikel

 

Der Sekretärinnen-Mythos

2015 Kolumne

von Enisa Romanic

 

Die Königsdisziplin einer Sekretärin: Kaffeekochen und Briefe tippen und wenn der Chef ruft „Brief an Herrn Schröder, Frau Romanic“ schnell auf hochhackigen Pumps, mit Hochsteckfrisur und rot lackierten Nägeln den Brief an den Vorstandsvorsitzenden Schröder vom Band tippen und nebenbei noch einen heißen Kaffee oder Tee servieren.

 

Das ist der Mythos, der manchmal noch heute wie eine Tube Patex an uns haftet. Ok, die hochhackigen Pumps sind nie aus der Mode gekommen, eine nette Frisur hat bisher auch nicht geschadet und die gepflegten Hände gehören einfach dazu. Aber Briefe tippen? Kaffee kochen? Telefonate verbinden? Ist das alles, was den Beruf der Sekretärin ausmacht?

Im Zentrum der Macht …

Weit gefehlt, die Realität sieht heute anders aus: Sekretärinnen sind rar geworden. Management-Assistentinnen und Office Manager erobern die Chefetagen. Das Berufsbild hat sich einem Wandel unterzogen. Es gibt kaum eine Position im Unternehmen, in der ... » weiterlesen

 

 

Die neue Form der Management-Entlastung

 

Office Management: Workshop mit Enisa Romanic an der Euro Akademie Lippstadt


Ein Blick in die Praxis, eine Aussicht in die Zukunft – das waren die Erwartungen an den Workshop zum Thema Office Management von Enisa Romanic. In zwei Stunden zeigte die Absolventin der AMA Academy for Management Assistants, heute Euro Akademie Lippstadt, einen Einblick in den Beruf des Assistenten von damals bis heute und forderte die angehenden Office-Manager auf, aus ihrer Sicht die Position des modernen Assistenten mit all den Aufgaben, Kompetenzen und der Verantwortung zu definieren. Hieraus ergaben sich interessante Gruppendiskussionen. Welche Aufgaben übernehmen Assistenten heute? Welche Tätigkeiten werden in der Zukunft anfallen?

» Lesen Sie den ganzen Artikel 

 

Enisa Romanic
Am Stock 4h
41462 Neuss

Sie wünschen weitere Informationen?

 

+49 (0)2131 539 89 25

+49 (0)176 623 57 292

 

oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Enisa Romanic
Office Management Trainerin / www.enisa-romanic.de

Anrufen

E-Mail

Anfahrt